Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır? Adımlar ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Genel kurul toplantısı, site ve apartman yönetiminin en önemli karar alma mekanizmasıdır. Bütçe onayından aidat belirlemeye, yönetici seçiminden büyük çaplı bakım kararlarına kadar pek çok konu bu toplantılarda ele alınır. Ancak toplantının usulüne uygun yapılmaması, alınan kararların hukuki geçerliliğini riske atabilir. Bu yazıda, genel kurul sürecinin adımlarını detaylı şekilde inceliyoruz.

1. Toplantı Daveti ve Gündem Hazırlığı

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, olağan genel kurul toplantısı her takvim yılının ilk ayı içinde, yönetim planında başka bir tarih öngörülmemişse yapılır. Toplantı tarihinden en az 15 gün önce tüm kat maliklerine yazılı davet gönderilmesi ve gündemin açıkça belirtilmesi gerekir.

Davet; taahhütlü mektup, imza karşılığı teslim veya kat maliklerinin önceden onayladığı elektronik iletişim yöntemleriyle yapılabilir. Gündemde bütçe, faaliyet raporu, denetim raporu ve varsa özel gündem maddeleri yer almalıdır.

2. Nisap (Yeter Sayı) Hesaplama

Genel kurul toplantısının geçerli sayılabilmesi için, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının toplantıda hazır bulunması gerekir. Bu sayıya ulaşılamazsa toplantı ertelenir ve ikinci toplantı için kanunda belirtilen süre içinde yeni davet yapılır.

İkinci toplantıda nisap aranmaz; toplantıya katılanlarla karar alınabilir. Ancak bazı önemli kararlar (örneğin yönetim planı değişikliği) için kanunda farklı oy çoğunlukları öngörülebilir.

3. Toplantının Yönetimi ve Divan Heyeti

Toplantı başında, toplantıyı yönetecek bir başkan ve gerekirse yazman seçilir (divan heyeti). Divan heyeti, gündem maddelerinin sırasıyla görüşülmesini sağlar, söz hakkı verir ve oylamaları yönetir.

Tartışmaların yapıcı bir ortamda geçmesi, herkesin görüşünü ifade edebilmesi açısından deneyimli bir moderatörün toplantıyı yönetmesi büyük fayda sağlar.

4. Oylama ve Karar Alma

Kararlar, kat malikleri kurulunda, kanunda veya yönetim planında belirtilen yeter sayılarla alınır. Genel kararlar için kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile karar alınırken, bazı özel konular (yönetim planı değişikliği, ortak yerlerde inşaat gibi) için daha yüksek nisap gerekebilir.

Oylama sonuçları, açık veya gizli oylama yöntemiyle belirlenebilir; yöntem toplantı başında katılımcılara duyurulmalıdır.

5. Karar Defteri ve Tutanak

Alınan kararlar, noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanır. Toplantı tutanağı; tarih, yer, katılımcı listesi, gündem maddeleri ve alınan kararları içermelidir. Bu belgeler, ileride doğabilecek itirazlara karşı en önemli kanıt niteliğindedir.

Everest Yönetim olarak, genel kurul süreçlerinin tüm adımlarını -davetten karar defteri tutulmasına kadar- profesyonel ekibimizle organize ediyor ve mevzuata tam uyum sağlıyoruz. Sitenizin genel kurul sürecinde destek almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.